これで完璧！学校に提出する封筒の書き方マニュアル｜宛名からマナーまで徹底解説
学校に提出する封筒の書き方って、意外と迷うことってありませんか？「これで合ってるのかな？」「失礼にならないかな？」と不安になる方もいらっしゃるかもしれませんね。でも大丈夫！この記事を読めば、もう迷うことはありません。学校への大切な提出物が、気持ちよく、そして確実に届くような封筒の書き方を、基本から応用まで、やさしく丁寧に解説していきます。
1. 宛名の基本をマスターしよう！「御中」と「行」の使い分け
学校へ書類を送る際、最も重要なのが宛名です。個人の先生宛てか、学校全体宛てかによって、使う敬称が変わってきます。
学校全体や部署宛ての場合：「御中（おんちゅう）」を使おう
学校全体や、特定の部署（例：教務部、入試課など）宛てに送る場合は、「御中」を使います。これは、団体や組織に対して敬意を表す言葉です。
【書き方例】
- ○○学校 御中
- ○○学校 教務部 御中
「○○学校 御担当者様」という書き方をする方もいますが、組織宛ての場合は「御中」がより適切です。
先生個人宛ての場合：「様」を使おう
特定の先生個人に送る場合は、「様」を使います。
【書き方例】
- ○○学校 ○○先生 御侍史（おんじし）
- ○○学校 ○○先生 御机下（おんきか）
先生個人宛てに送る場合でも、学校名や部署名を忘れずに記載し、その後に先生のお名前と「様」を続けましょう。
「行」や「宛」が使われている場合：二重線で消して「御中」または「様」に直そう
送付先の書類に「行」や「宛」と印刷されている場合は、そのまま送らず、必ず二重線で消して、その横または下に「御中」または「様」と書き直しましょう。これは、相手への敬意を示す大切なマナーです。
2. 封筒の表面の書き方：どこに何を書く？
封筒の表面は、送付先が正確に届くための「顔」です。バランス良く、丁寧に記入しましょう。
郵便番号と住所
封筒の上部に郵便番号を正確に記載します。縦書き封筒の場合は右上に、横書き封筒の場合は左上に書きます。その下に、都道府県から建物名、部屋番号まで省略せずに正確な住所を記載します。
学校名と部署名
住所に続けて、学校の正式名称、そして必要な場合は部署名を記載します。学校名は封筒の中央に、住所よりも少し大きめの字で書くとバランスが良いでしょう。
差出人の住所と氏名
封筒の裏面左下に、あなたの郵便番号、住所、氏名を記載します。これは、万が一配達されなかった場合に返送されるために必要です。縦書きの場合は縦書きで、横書きの場合は横書きで揃えましょう。
3. 封筒の裏面の書き方：縦と横で違うマナー
封筒の裏面は、あなたの情報と送付物の種類を示す場所です。
縦書き封筒の場合
- 差出人の郵便番号・住所・氏名： 封筒のつなぎ目から見て左側に、郵便番号、住所、氏名を記載します。
- 封筒の閉じ方： のり付けして封をし、封じ目には「〆」「封」などの文字を書くのが一般的です。これは「しっかり封をしました」という意思表示になります。
横書き封筒の場合
- 差出人の郵便番号・住所・氏名： 封筒のつなぎ目から見て右下に、郵便番号、住所、氏名を記載します。
- 封筒の閉じ方： 縦書き封筒と同様に、のり付けをして封をし、「〆」「封」などを記載します。
4. 大切な書類は「〇〇在中」で分かりやすく！
何の書類が入っているか、ひと目でわかるように記載することで、受け取る側の手間を省き、丁寧な印象を与えられます。
【書き方例】
- 「入学願書在中」
- 「調査書在中」
- 「履歴書在中」
これらの文字は、封筒の表面、左下の空いているスペースに縦書きで記入し、目立つように赤色のペンで囲むのが一般的です。
5. 封筒選びと書類の入れ方：TPOに合わせた準備
封筒の選び方や書類の入れ方も、大切な提出物を送る上で重要なポイントです。
封筒のサイズと素材
- 角形2号封筒： A4サイズの書類を折らずに入れられるため、折れ曲がりを避けたい大切な書類に適しています。
- 長形3号封筒： A4サイズの書類を三つ折りにして入れます。
- 素材： 一般的には白や茶色の封筒が使われますが、大切な書類の場合は、中身が透けにくい厚手のものや、白地の封筒を選ぶとより丁寧な印象を与えられます。
書類の折り方
- 三つ折り： A4サイズの書類を縦に三等分し、上から順に折ります。封筒に入れる際は、書類の頭が封筒の口から見えるようにすると、取り出しやすくなります。
- 折らない場合： 角形2号封筒など、A4サイズの書類を折らずに入れられる封筒を使用します。
複数の書類を入れる場合
複数の書類を送る場合は、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると、書類がバラバラになったり、折れたりするのを防げます。また、書類の順番も整理しやすくなります。
6. 郵便料金と切手：忘れずに確認！
送る封筒の重さによって郵便料金が変わります。特に複数の書類を入れる場合や、厚手の封筒を使う場合は、重さに注意が必要です。
- 郵便局で計量： 不安な場合は、郵便局の窓口で重さを計ってもらい、適切な料金の切手を貼ってもらいましょう。
- 切手の貼り方： 縦書き封筒の場合は左上、横書き封筒の場合は右上に貼ります。複数枚貼る場合は、切手が重ならないようにきれいに並べて貼りましょう。
- 速達・簡易書留： 急ぎの場合や、確実に届いたことを確認したい場合は、速達や簡易書留などのオプションサービスを利用することも検討しましょう。
7. これで完璧！提出前の最終チェックリスト
送付する前に、もう一度以下の項目をチェックしてみましょう。
- 宛名は正確か？（学校名、部署名、先生の氏名、敬称「御中」または「様」）
- 差出人の情報（郵便番号、住所、氏名）は記載されているか？
- 「〇〇在中」は記載されているか？
- 必要な書類はすべて揃っているか？
- 書類はきれいに折られ、または折らずに封筒に収まっているか？
- 封筒はしっかりとのり付けされているか？
- 切手は適切な料金分貼られているか？
- 文字は丁寧に書かれているか？
このチェックリストを使えば、もう送り忘れや記載ミスで慌てることはありません。
まとめ
学校に提出する封筒の書き方は、基本的なマナーとちょっとした工夫で、ぐっと丁寧な印象になります。今回ご紹介したポイントを押さえて、自信を持って大切な書類を送り出しましょう。あなたの気持ちが伝わる、丁寧な準備が、きっと良い結果に繋がるはずです！